フリーランスの方や副業ワーカーの方など、個人でお仕事を行っている方々は本業だけでなく事業を行うにあたって発生するその他の作業を、基本的に自分自身で行う必要がありますよね。
自分自身で行う業務は本業に加えて、経理業務、営業業務、事務業務と多岐にわたるため、時間がいくらあっても足りないと感じている方も多いのではないでしょうか。
そんな忙しいフリーランス、副業ワーカーの皆様に向けて個人で業務を行っている方々が業務を自動化することは可能なのかということについて、具体的な業務の自動化方法、効率化方法の例も交えて紹介いたします。
①業務自動化・業務効率化のための３ステップ
【ステップ①】業務の見える化
個人でお仕事を行っているフリーランスや副業ワーカーの方々は、日々さまざまな業務を行っているかと思います。
業務自動化・効率化の第一歩としてまずは｢業務の見える化｣を行っていきます。
日々行っている業務を自分自身で把握するためにまずはひとつひとつの業務内容を書き出していきましょう。
この時、できるだけ詳しく業務内容を書き出していければいいと思います。
例えば、お客様からのメールへの返信という業務について考えてみると、お客様からのお問い合わせに対する回答の返信を行う場合と、お客様からの注文に対しての受注確認の返信を行う場合があると思います。
すべての業務を漏れなく書き出すというよりは、行う頻度が多い業務について、できるだけ分けて書き出してみるといいと思います。
業務内容を一通り書き出すことができたら、次は書き出した、それぞれの業務のおおよその発生頻度について書き出してください。
週に１度、毎日１回、毎日数回など、正確でなくて構いません。
業務内容とその頻度を書き出せたら、おおよそ自分自身が行っている業務内容を整理することができたのではないでしょうか。
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次に書き出した業務の中から、自分自身の経験に基づいた判断・思考が必要のない業務に印をつけていってみてください。
例えば、先ほど例に挙げたお客様からのメールへの返信という業務について、お客様からのお問い合わせに対する回答という業務は
多くの方にとって自分自身の判断・思考が必要な業務にあたるのではないでしょうか。
一方、お客様からの注文に対しての受注確認の返信については、人によって自分自身の判断・思考は必要ない業務かもしれません。
事業の状況によって同じ業務内容でも、どちらに分類されるかは異なるのでご自身で考えてみてください。
そして、この印がついた[自分自身の経験に基づいた判断・思考が必要ない業務]が、これから業務自動化、業務効率化できる可能性のある業務です。
【ステップ②】ルーティンワークの効率化・自動化
ステップ①で業務自動化、業務効率化をすることができる業務を洗い出すことができたと思います。
しかし、実際に業務自動化、効率化を進めるには今までの仕事のやり方を
変える必要があります。
準備に時間がかかったり、場合によっては費用がかかることもありますから、すべての業務の自動化、効率化を一度に進めるのは現実的ではありません。
印をつけた業務の中から発生頻度が高いものに注目して業務自動化、業務効率化を図って行くと効率よく業務改善ができると思います。
こうしてでてきた自分自身の経験に基づいた判断・思考が必要なく、発生頻度が高い業務はいわゆるルーティンワークと呼ばれる業務のことが多いかと思います。
発生頻度が高いルーティンワークもしくは業務自動化、業務効率化が簡単にできそうなルーティンワークからひとつずつ業務改善を図ってみてください。
具体的な業務自動化、業務効率化の例については後ほど紹介いたします。
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【ステップ③】業務自動化後の効果確認、改善
業務自動化、業務効率化を行う業務内容が決まり、実際に自動化、効率化を
行うことができたら最後にその効果について確認をします。
業務改善前と比べてどれくらい業務時間が短縮できたのか、どれくらい費用を抑えられたのかまたはどれくらい費用がかかったのか、業務自動化・効率化を図り今までとやり方を変えたことでその他の業務に弊害が出ていないか。などです。
業務改善を行う前と比べて業務時間や、その業務を行うために費やしていたコストが抑えられたということが分かり、業務改善の効果が実感できればその他の業務自動化、業務効率化に向けてもモチベーション高く取り組むことができます。
さらに業務の自動化、効率化が加速するかと思います。
反対にこれまでよりコストがかかっていたり、その他の業務に支障が出ている場合は、今までとやり方を変えた業務の内容を見直し、中止、変更等対策を行う必要があります。
業務を自動化してそのままではなく効果の確認と必要に応じた、さらなる改善を行うことでより生産性高く、業務を行うことができるようになると思います。
②業務自動化・効率化の例と必要なツール
今までの内容で業務自動化、業務効率化を行う一通りの流れを、ご確認いただけたかと思うのでこれから実際の業務自動化・業務効率化の例と必要なツールを紹介いたします。
ここに紹介したものから業務改善していくのではなく、ご自身の状況に合わせた業務改善を行ってください。
ここに記載した業務内容、必要ツールが業務自動化・効率化に最適な例という趣旨の紹介ではございません。
あくまでも一例のため、参考程度に見ていただければ幸いです。
【業務自動化・効率化例①】自動応答メールの導入
自動応答メールとは、あらかじめ設定していたメールの文章を自動的に返信してくれる機能です。
お客様からの注文を受けた際の受注確認のメール、お問い合わせを受けた際の一次対応のメール、商品への評価などを受けた際のお礼を伝えるメールなど様々な場面で使用することができます。
自分自身の手間は省きながら、お客様へ即座に対応することで信頼を得られたり、満足感を高められたりする可能性があります。
利用状況により利用料金がかかりますが、業務の発生頻度、業務自動化後の効果等のバランスをみて状況により導入を検討してみてはどうでしょうか。
＊自動応答メール ツール例＊
・Tayori 無料から試せるカスタマーサポートツール｜Tayori（タヨリ）
・blastmailブラストメールとは｜誰でも使えてすぐに送れるメール配信サービス (blastmail.jp)
・配配メール メルマガ配信・一斉メール配信サービス「配配メール」 (hai2mail.jp)
【業務自動化・効率化例②】チラシ作成、名刺作成等印刷物作成を自動化
販売促進のためのチラシ作成、日々の業務にかかせない名刺作成など、業務に必要なものを自分自身で作成している方も多いのではないでしょうか。
デザイン構成、印刷環境の準備、インクや用紙の準備、印刷、場合によっては、発送やポスティング等以外と時間がかかる業務のひとつかもしれません。
業務の発生頻度が高い方はこれらの業務の外注による自動化を、検討してみてはどうでしょうか。
外注することによって今までかからなかった費用がかかることで、抵抗がある方もいるかもしれませんが、一度検討する価値はあるかも知れません。
デザイン構成までは自分自身で行い、印刷のみ外注するなど、一部の業務のみを委託することも可能です。
反対に、印刷後の発送等の業務もセットで委託することもできます。
自分自身の業務時間の削減、その都度用意していた専用の用紙代・インク代、メンテナンスのコスト等を加味すると以外と外注した方がコスパが良いこともあるかもしれません。
一度見積もりをもらってみて現状と比較してみても良いかもしれませんね。
＊印刷物作成 ツール例＊
・ラクスルhttps://raksul.com/
・パプリ https://spc.askul.co.jp/print/meishi
【業務自動化・効率化例③】情報収集を効率化
日々の業務に必要な情報収集に、情報収集ツールを使用することで情報を漏れなく、効率的に得ることができます。
ほとんどの情報収集ツールは無料で使用できます。
例えば、Googleアラートという情報収集ツールは事前に自分が気になるキーワード、日々情報が得たい情報のキーワードを登録すると、その情報がインターネット上に流れてきた際に、メールやプッシュ機能で自動的に情報を知ることができます。
自分自身はなにもしていない受け身の状態でも、自分の求める情報を知らせてくれ、利用料金もかからないので気軽にはじめてみてはどうでしょうか。
はじめてみて自分に合わないと感じたり、業務に支障が出たりした際には、利用の中止、別のツールへの変更など改善を行うことでリスクなく業務自動化を図ることができます。
＊情報収集 ツール例＊
・Googleアラート https://www.google.co.jp/alerts
③業務自動化・効率化のまとめ
本記事では日々さまざまな業務で忙しいフリーランス、副業ワーカーの方に向けて
業務自動化・業務効率化する方法について例を交えて紹介しました。
是非、自分自身の経験に基づく判断・思考が必要なく、
業務発生頻度の高いルーティンワークについては
自動化、効率化を進めていっていただければ幸いです。
そして、空いた時間は[自分自身の経験に基づく判断・思考が必要な業務]
つまり、皆さまにしかできない価値ある仕事を行うことでより
生産性の高い充実した仕事を皆さまが行えることを願っております。
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